Samráð fyrirhugað 13.02.2020—13.03.2020
Til umsagnar 13.02.2020—13.03.2020
Niðurstöður í vinnslu frá 13.03.2020
Niðurstöður birtar

Reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns

Mál nr. 32/2020 Birt: 13.02.2020 Síðast uppfært: 18.02.2020
  • Mennta- og menningarmálaráðuneytið
  • Drög að reglugerð
  • Málefnasvið:
  • Menning, listir, íþrótta- og æskulýðsmál

Niðurstöður í vinnslu

Umsagnarfrestur er liðinn (13.02.2020–13.03.2020). Umsagnir voru birtar jafnóðum og þær bárust. Skoða umsagnir. Niðurstöður samráðsins verða birtar þegar unnið hefur verið úr þeim ábendingum og athugasemdum sem bárust.

Málsefni

Mennta- og menningarmálaráðuneyti óskar eftir umsögnum um drög að reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns í samræmi við lög um opinber skjalasöfn. Markmið reglugerðarinnar er að setja nánari ákvæði um héraðsskjalasöfn.

Samkvæmt 9. og 11. gr. laga um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014 er kveðið á um að ráðherra skuli setja nánari ákvæði um héraðsskjalasöfn í reglugerð. Lögin leystu af hólmi lög um Þjóðskjalasafn Íslands, nr. 66/1985 og þar með var lagagrunnur eldri reglugerðar um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994 fallinn brott. Í reglugerðinni er kveðið á um rekstrarleyfi héraðsskjalasafna, skilyrði rekstrarleyfis, umdæmi héraðsskjalasafna og umsögn um förgun og ónýtingu.

Innsendar umsagnir

Afrita slóð á umsögn

#1 Birna Mjöll Sigurðardóttir - 05.03.2020

Umsögn héraðsskjalavarða:

Birna Mjöll Sigurðardóttir héraðsskjalavörður Mosfellsbæjar

Einar Magnússon héraðsskjalavörður Rangæinga og V-Skaftfellinga

Gerður Jóhanna Jóhannsdóttir héraðsskjalavörður Akraness

Halldóra Jónsdóttir héraðsskjalavörður Austur-Skaftafellssýslu

Hrafn Sveinbjarnarson héraðsskjalavörður Kópavogs

Valdís Einarsdóttir héraðsskjalavörður Dalasýslu

Þorsteinn Tryggvi Másson héraðsskjalavörður Árnesinga

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#2 Sveitarfélagið Skagafjörður - 12.03.2020

Umsögn Sveitarfélagsins Skagafjarðar um reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns má finna hér í viðhengi.

fh. Sveitarfélagsins Skagafjarðar

Sigfús Ólafur Guðmundsson

Verkefnastjóri atvinnu-, menningar- og kynningarmála

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#3 Fjallabyggð - 12.03.2020

umsögn Héraðsskjalasafns Fjallabyggðar vegna Reglugerðar um rekstur héraðsskjalasafns

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#4 Safnahúsið á Húsavík-Menningarmiðstöð Þingeyinga - 12.03.2020

Umsögn Menningarmiðstöðvar Þingeyinga um reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns.

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#5 Samband íslenskra sveitarfélaga - 12.03.2020

Meðfylgjandi er umsögn Sambands íslenskra sveitarfélaga

Bestu kveðjur

Bryndís

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#6 Valdís Einarsdóttir - 13.03.2020

Umsögn Héraðsskjalasafns Dalasýslu

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#7 Akureyrarbær - 13.03.2020

Meðfylgjandi er umsögn Akureyrarbæjar.

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#8 Héraðsskjalasafn Akureyrar/Eyf - 13.03.2020

Athugasemdir við drög að reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns

1. Vinnulagið við endurnýjun rekstrarleyfis er ekki nógu skýrt og orðalagið er ruglingslegt.

Reglugerðin gerir ráð fyrir að starfandi héraðsskjalasöfn þurfi að fá nýtt starfsleyfi innan 3ja ára frá gildistöku reglugerðarinnar (6. grein). Fram kemur að umsókn skuli afgreidd þrem mánuðum eftir að fullnægjandi gögn hafa verið lögð fram (2. grein).

2. Í b. lið 3.tl. 3. greinar er kveðið á um að rafræn skjöl afhent safninu skuli vera í lokuðu rými, sem er aðgangsstýrt og ekki í tengslum við opið net.

Er ástæða til þess að fjalla sérstaklega um rafræn skjöl og aðgangsstýringar að þeim? Geymslur hljóta alltaf að vera þannig að langtímavarðveisla þeirra gagna sem þar eru sé tryggð, sama á hvaða formi þau eru. Boðaðar reglur um skjalageymslur munu líklega tilgreina nákvæmlega hvaða skilyrði skjalageymslur skuli uppfylla.

3. Í 7. tl. 3. greinar segir að héraðsskjalasafn skuli hafa yfir að ráða búnaði (vél- og hugbúnaði) og sérfræðiþekkingu til viðtöku og vörslu rafrænna gagna sem tryggja að viðtaka og varðveisla rafrænna gagna uppfylli reglur þar að lútandi, sem settar eru á grundvelli laga.

Af orðalagi þessarar greinar má ætla að hvert og eitt héraðsskjalasafn þurfi að koma sér upp móttökuverkstæði fyrir rafræn gögn og að á hverju safni sé starfandi sérfræðingur á sviði rafrænnar skjalavörslu. Í nútíma samfélagi verða flest gögn sveitarfélaga til í rafrænu um-hverfi og í því ljósi er eðlilegast að þau séu varðveitt með rafrænum hætti. Eigi að síður er það sveitarfélaganna sjálfra að taka ákvörðun þar um. Skilyrði um vélbúnað á héraðsskjalasafni til móttöku rafrænna gagna fyrir rekstrarleyfi vekur spurningar um stöðu safnsins, ef sveitarfélög sem að því standa kjósa að varðveita gögn með öðrum hætti.

Enn er mörgum spurningum ósvarað um varðveislu rafrænna gagna og mikið verk framundan og kostnaður vegna þeirra óljós. Mikið og augljóst hagræði væri af því að sveitarfélög hefðu samvinnu við þetta stóra verkefni. Orðalag 7. tl. virðast útiloka þann möguleika. Nauðsynlegt er að endurorða textann þannig að ekki sé lokað á samvinnu héraðsskjalasafna eða annarra aðila um verkefnið og að sveitarfélög hafi val um hvaða leið þau vilja fara við varðveislu sinna skjala.

4. Í 8. tl. 3. greinar er gert að skilyrði fyrir rekstrarleyfi að héraðsskjalasafn haldi úti vef eða sé aðili að vef þar sem upplýsingar um starfsemi og safnkost eru birtar.

Ljóst er að hér er atriði sem snertir góða starfshætti og öll söfn ættu að hafa á sinni stefnuskrá að uppfylla en vafasamt er að gera þetta að skilyrði rekstrarleyfis í reglugerð.

5. Í 5. gr. reglugerðardraganna er fjallað um förgun og ónýtingu skjala afhendingarskylds aðila.

Ekki verður séð að þetta komi rekstri héraðsskjalasafns við. Hér er verið að tala um vinnulag við grisjun, sem ætti að koma fram í þeim sérstöku reglum sem talað er um í 24. gr. 77/2014.

Lög 77/2014 um opinber skjalasöfn hafa ekki verið kostnaðarmetin og hið sama á við um reglugerðar-drögin. Það er mjög brýnt að fjárhagsleg áhrif hvor tveggja verði metin m.t.t. þeirra krafna sem ríkisvaldið gerir til héraðsskjalasafna annars vegar og fjárhagslegs stuðnings ríkisvaldsins hins vegar.

Reglugerðardrögin eru eins og nafn þeirra bendir til um rekstur héraðsskjalasafna og skilyrði sem þarf að uppfylla til þess að fá rekstrarleyfi. Í því ljósi er eðlilegt að ekki skuli komið inn á starfsemi héraðsskjalasafna í reglugerðardrögnunum en eftir standa spurningar varðandi starfsemi héraðsskjalasafna og úr því þarf að bæta.

Sem dæmi um óljós verkefni eða spurningu sem ekki hefur verið svarað má taka eftirlitshlutverk héraðsskjalasafna. Í 9. grein laganna um opinber skjalasöfn er talað um að héraðsskjalasöfn skuli stunda eftirlit en í greininni kemur fátt annað fram um hlutverkið og fyrirliggjandi drög að reglugerð bæta engu þar við. Í því sambandi má spyrja hvort ástæða væri til að lýsa því hlutverki nánar í sérstakri reglugerð/reglum. Þar mætti fara yfir eftirlit héraðsskjalasafna með afhendingarskyldum aðilum og skýra stöðu stöðu héraðsskjalavarða t.d. þegar héraðsskjalavörður kannar skjalavörslu sinna yfirmanna og hvert skuli leita í ágreiningsmálum og fleira í þeim dúr.

Akureyri 13. mars 2020

Lára Ágústa Ólafsdóttir, héraðsskjalavörður á Akureyri

Afrita slóð á umsögn

#9 Fjarðabyggð - 13.03.2020

Sjá viðhengi með umsögn

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#10 Héraðsskjalasafn Austfirðinga - 13.03.2020

Umsögn héraðsskjalavarðar og stjórnar hjá Héraðsskjalasafni Austfirðinga bs. Aðilar að byggðasamlaginu eru: Borgarfjarðarhreppur, Djúpavogshreppur, Fjarðabyggð, Fljótsdalshérað, Fljótsdalshreppur, Seyðisfjarðarkaupstaður og Vopnafjarðarhreppur.

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#11 Svanhildur Bogadóttir - 13.03.2020

Umsögn frá Borgarskjalasafni Reykjavíkur.

Viðhengi
Afrita slóð á umsögn

#12 Svanhildur Bogadóttir - 13.03.2020

Umsögn frá Borgarskjalasafni Reykjavíkur.

Viðhengi