Alþingi samþykkti þann 13. júní sl. lög um breytingu á sveitarstjórnarlögum, nr. 96/2021, sem heimilar sveitarstjórnarmönnum að taka þátt með rafrænum hætti á fundum sveitarstjórnar og nefnda og ráða á vegum sveitarfélagsins. Um slíka heimild skal kveðið í samþykkt um stjórn sveitarfélagsins.

Þessar breytingar á sveitarstjórnarlögum kalla á breytingar á leiðbeiningum um ritun fundargerða nr. 22/2013 annars vegar og notkun fjarfundarbúnaðar nr. 1140/2013 hins vegar, en ráðuneytið ber setja leiðbeiningar um þessi atriði sbr. 19. gr. sveitarstjórnarlaga. Unnar hafa verið breytingar á leiðbeiningunum í samvinnu við Samband íslenskra sveitarfélaga.

Helstu breytingar fela í sér:

1. Þegar nefndarmaður tekur þátt í fundi með rafrænum hætti skal hann vera staddur í viðkomandi sveitarfélagi eða í erindagjörðum innanlands á vegum þess, sbr. lög nr. 96/2021.

2. Að öllu jöfnu skal hver og einn fundarmaður, hvort sem hann er staddur á fundarstað eða annars staðar, vera sýnilegur öðrum fundarmönnum á meðan á fundi stendur þannig að hægt sé að fylgjast með innleggi hans og þátttöku í fundi án hindrana.

3. Heimilt er að fram fari leynileg atkvæðagreiðsla þegar einhver fundarmanna tekur þátt í fundi með rafrænum hætti, sé tryggt að slík atkvæðagreiðsla fari fram með öruggum hætti.

4. Ef fundarmaður í fjarfundi missir samband við fundinn skal gert fundarhlé og miða skal við að fundur hefjist ekki að nýju fyrr en samband hefur náðst við fundarmanninn, hann veiti samþykki fyrir því að fundi verði haldið áfram án hans eða varamaður hefur tekið sæti á fundinum.

Ef fundarhlé hefur staðið yfir í meira en 30 mínútur og ekki hefur tekist að uppfylla skilyrði 1. mgr. fyrir áframhaldi fundarins, er heimilt að fundur hefjist að nýju ef fundurinn er að öðru leyti ályktunarhæfur.

5. Heimild til staðfestingar sveitarstjórnarmanna/nefndarmanna á fundargerðum fjarfunda hafa verið rýmkaðar. Heimilt er að undirrita fundargerð með rafrænum hætti eða staðfesta hana með tölvupósti.

Eru sveitarfélög hvött til að senda inn umsögn sína um leiðbeiningar ráðuneytisins og huga að breytingum á samþykktum sínum.